augustus 24, 2012

10 tips om jouw evenement tot een succes te maken!

De datum is bekend, de locatie is bevestigd en de DJ of artiest is geboekt. Jason Legg, de Commerciële Manager van ticketscript in de UK heeft een aantal tips voor je om het evenement tot een succes te maken!

1. Zorg ervoor dat je een winst-en verliesrekening voor het evenement bijhoud en deze up-to-date houdt. Op deze manier kan je je focussen op de kosten en weet je of jouw evenement zal eindigen in de zwarte of de rode cijfers. Rood mag dan misschien een sexy kleur zijn, maar zwart betaalt de rekeningen en houdt je in de business. Soms moet je concluderen dat het niet zo gaat als dat je gehoopt had. Het is beter om dan je verlies te nemen en er op tijd mee te stoppen.

2. Verkoop kaarten in de voorverkoop. Vertrouw er niet op dat iedereen komt, ondanks dat ze dat beloven. Geef de kaarten in de voorverkoop een voordelige prijs en maak de prijs van de kaarten aan de deur iets hoger. Op deze manier beloon je de mensen die hun kaart in de voorverkoop kopen en weet je welke inkomsten je gegarandeerd hebt. Ieder kaartje dat er dan aan de deur verkocht wordt is een extra bonus.

3. Houd het simpel en staar je niet blind op creativiteit, denk aan de basis; wie / waar / wanneer / hoeveel en heel belangrijk: waar koop ik tickets? Zorg ervoor dat deze info op al het (online) promotiemateriaal duidelijk gecommuniceerd wordt.

4. Promoot je evenement, je hoeft niet eens een eigen website te hebben om mensen te vertellen over je evenement. Maak een Facebook fanpagina aan en verkoop tickets direct vanaf de fanpagina. Tag de geboekte artiest op Facebook / Twitter en link naar het evenement. Op deze manier bereik je de fans van de desbetreffende artiest en daarmee je doelgroep. Bekijk deze Facebook blog voor meer tips.

5. Het promoten van je evenement op (gratis) online evenementen agenda’s is een geweldige manier om je evenement meer bekendheid te geven en zodoende de voorverkoop van je tickets te stimuleren. Bekijk deze blog om te zien waar jij je evenement online kan zetten. Ook is het goed om vermeld te worden op de website van de locatie waar het evenement wordt gehouden en op de websites van de geboekte artiesten.

6. Maak gebruik / misbruik van je vrienden, zorg ervoor dat ze je willen helpen met het evenement. Dit kan in de vorm een gratis optreden, fotograferen op het evenement of een vriend die het artwork voor zijn of haar rekening wil nemen. In ruil daarvoor kan je hen een aantal gastenlijst plekken of drankmunten aanbieden.

7. Goed plannen is erg belangrijk op de dag van het evenement. Houdt hierbij rekening met bijvoorbeeld gastenlijst bevestigingen, de soundcheck, deurverkoop, aftershow, etc.. Zorg ervoor dat je je planning ruim en flexibel opzet, voor het geval als er onverwachte dingen plaatsvinden.

8. Neem (bijvoorbeeld tijdens de soundcheck) de tijd om jezelf te introduceren en om met de medewerkers van de locatie en andere betrokken partijen te praten. Het is verbazingwekkend hoeveel mensen deze kleine moeite vergeten. Het zal absoluut bijdragen aan het soepel laten verlopen van het evenement, daarnaast zal het je ook helpen bij toekomstige evenementen en de verbreding van je sociale netwerk.

9. Beperk jezelf niet tot één taak op het evenement, zorg dat je vrij bent om het grote geheel te zien en bij te springen daar waar nodig – of het nu is om te helpen bij de deur, bij de gastenlijst of flessen water brengen naar het podium, zorg dat je hier niet meer dan 15 minuten aan besteed. Vergeet niet te genieten, maar zorg dat je niet té dronken wordt!

10. Verzamel klantgegevens uit de online kaartverkoop. Trakteer je kaartkopers na afloop van het evenement op exclusieve content zoals foto en video materiaal of een early bird actie voor het volgende evenement. Op deze manier bouw je aan een community en creëer je een vaste achterban. Bekijk deze event-data blog voor meer informatie.

Succes!

Jason is onze Commercial Manager in de UK en heeft 12 jaar gewerkt als promotor en organisator in Londen. Hij werkte met uiteenlopende artiesten als Pixie Lott, Underworld, Paul Weller, Lana Del Rey, Groove Armada, The Vaccines, en Jessie J.

Door Robert Knibbe